Chi phí lương là một trong những khoản chi phí lớn trong các các Doanh nghiệp gia công, xây lắp.
Thường Doanh nghiệp có 02 bảng lương, 01 bảng chi trả thực tế và 01 bảng để hạch toán.
- T/hợp 1: Lương chi trả thực tế < Lương hạch toán: nghĩa là Doanh nghiệp muốn tăng chi phí hạch toán sổ sách và/hoặc lấy chi phí này để được vay số tiền lớn hơn (thường gặp trong các DN có chi phân nhân công lớn)
- T/hợp 2: Lương chi trả thực tế > Lương hạch toán: Doanh nghiệp muốn giảm chi phí, giảm số tiền đóng cho các khoản trích theo lương, giảm trách nhiệm với người lao động; hoặc cũng có thể do thiếu sót trong việc tính toán lương của các bộ phận, …
Cả hai cách trên đều phục vụ những mục đích nhất định cho công việc quản lý tuy nhiên nếu không kiểm soát tốt sẽ gây ra những sai sót trọng yếu:
- Khi giá trị lương thực tế nhỏ hơn giá trị lương hạch toán: Doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ (hợp đồng, bảng chấm công….) cho chứng từ hợp lý, hợp lệ. Ở khâu này, nếu kế toán không đủ kinh nghiệm hoặc chưa nhận thức đúng (hoặc kế toán dịch vụ) thường làm rất qua loa/chiếu lệ, trong khi tâm lý chủ Doanh nghiệp ít khi quan tâm đến việc hoàn thiện này (thường quan tâm làm sao cho giảm các nghĩa vụ với NSNN: thuế, BHXH, … ở mức thấp nhất). Tình trạng trên sẽ tạm ổn cho đến khi “quyết toán thuế” thì sự việc lại phức tạp hơn, không được như kỳ vọng trước đó do hồ sơ gặp nhiều vấn đề, việc này sẽ gây bất lợi cho Doanh nghiệp khi tính toán xác định thu nhập chịu thuế TNDN do: số Tiền lương, tiền công cho người lao động thực tế không chi trả” sẽ không được trừ vào chi phí.
- Khi giá trị lương thực tế lớn hơn giá trị lương hạch toán: các khoản chi bằng tiền mặt (chi thêm cho những người đã chi qua ngân hàng) được hạch toán và theo dõi ở sổ nội bộ. Các sổ sách này kế toán dịch vụ không biết, kiểm toán không biết, cơ quan thuế không biết,… và khi có nhiều người không biết thì chủ Doanh nghiệp cũng ít quan tâm và số tiền mặt thực tế người lao động nhận được khác xa với số tiền ghi trên sổ. Tuy nhiên, vấn đề trên có thể sẽ được xem xét lại khi quyết toán thuế do việc liên quan đến nghĩa vụ thuế TNCN cũng như các nghĩa vụ với người lao động, ….
Dù tình huống nào xảy ra thì việc làm như trên nếu không được khắc phục kịp thời, về lâu dài sẽ tạo ra khoảng cách khá xa giữa số liệu thực tế & số liệu sổ sách (khai thuế). Khi Doanh nghiệp thay đổi Kế toán trưởng/người làm kế toán dịch vụ (nếu không được bàn giao đầy đủ), người tiếp nhận sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xử lý số liệu lẫn bảo vệ số liệu với các đơn vị như: cơ quan thuế, ngân hàng, nhà đầu tư, …
Để hạn chế rủi ro trên, cần xây dựng quy trình tính và thanh toán tiền lương chi tiết và phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo hệ thống hóa các chứng từ/hồ sơ lưu trữ như: hệ thống thang bảng lương , hợp đồng lao động, cơ chế đãi ngộ, bảng chấm công/bảng thống kê sản lượng theo từng nhân sự, các khoản trích theo lương, …
Việt Nam đang áp dụng dần các chuẩn mực thuế quốc tế theo xu thế hội nhập, số hóa trong quản lý thuế (thuế điện tử) nên việc quản lý ngày càng chặt hơn. Đồng thời các ngân hàng, nhà đầu tư ngày nay càng đòi hỏi cao hơn về độ tin cậy, yêu cầu cung cấp BCTC kiểm toán/thuế khi xem xét. Vì vậy, Doanh nghiệp cần phải chuẩn hóa dần số liệu và giảm dần những khác biệt về theo dõi chi phí trên các hệ thống BCTC (thuế, quản trị, nội bộ) – đặc biệt là tình huống Chi phí lương thường xảy ra ở các Doanh nghiệp gia công, xây lắp như trên.
Doanh nghiệp bạn cần tư vấn về quản lý tài chính - kế toán hãy chia sẻ với chúng tôi, CIIC luôn sẵn sàng lắng nghe & đồng hành hỗ trợ trong mọi tình huống.
Giải pháp Outsourced CFO của #CIIC với 3 gói dịch vụ: 1. Deal, 2. Monthly, 3. Session. Trong đó đối với gói Monthly, #CIIC đưa thành viên của mình tham gia trực tiếp vào bộ máy của Doanh nghiệp với vai trò Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng, từng bước cùng Chủ doanh nghiệp tái cấu trúc lại bộ máy Tài chính Kế toán theo hướng chuẩn hóa, ổn định để phát triển bền vững.
Hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ.
Web: www.ciic.vn
Email: winwin@ciic.vn
Hotline: 093 111 5183
#ciic #oCFO #chuanhoaketoan #taichinhdoanhnghiep #phattrienbenvung #CIICMonthly #giamdoctaichinh #ketoantruong
